Choix de questions et réponses échangées par e:mail entre divers membres des SSS, formalisées et mises en forme par J.L. Sartre et A-M Beaugendre de la Salévienne.
Le texte des questions est en noir et les réponses sont en bleu.

Le tableau ci-dessous contient une liste des questions synthétisées. En cliquant sur le n° de question on accède à l'ensemble détaillé de la question posée et des réponses apportées.

Je me permets de soulever un petit problème de notice qui semble se répéter. Voulant enregistrer « Histoire de la Maison de Savoie » de Jean Frezet, ouvrage que de nombreuses sociétés possèdent, j’ai découvert deux notices

Une première notice : saisie de la notice « Académie du Faucigny » - titre : Histoire de la Maison de Savoie volume I

Une deuxième notice : saisie de la notice « Académie du Faucigny » et « Académie chablaisienne » titre : Histoire de la Maison de Savoie tome premier

Pour nous « Amis du Vieux Chamonix », je noterais ce que je lis sur la page de titre soit : Histoire de la Maison de Savoie et la mention de volume (1,2,3) dans la case prévue à cet effet (en dessous de format)

Je n’ai pas osé faire une troisième notice et j’attends l’avis de personnes plus compétentes. Il y a déjà une notice de trop !

La logique voudrait que : dans TITRE PROPRE on ait : Histoire de la Maison de Savoie

Dans COMPLÉMENT DE TITRE on ait : Tome premier (comme indiqué en page de titre)

MAIS les pratiques des différentes SSS et catalogueurs font qu’on trouve effectivement bien des variantes.

L. Perrillat étant d’accord avec cette manière de procéder, je propose d’essayer de s’y tenir pour les futures notices.

R1 bis- Pour éviter toute variation de formulation il faut supprimer les mots « volume « tome » ou leurs abréviations. Et saisir le numéro seul, converti toujours en chiffres arabes quelle que soit la présentation des chiffres sur le volume à la suite du titre, précédé d'un point-espace. Si le volume a un titre particulier ce sera toujours à la suite du titre, précédé d'un point-espace et suivi d'une virgule-espace, puis du titre de ce volume.

Exemple sans titre spécifique au volume : Histoire de la Maison de Savoie. 1

Exemple avec titre spécifique au volume : Histoire de la Maison de Savoie. 1, Le Moyen âge

Lorsque nous utilisons les notices de la BNF, nous avons souvent en tête du « titre propre » le nom de l’auteur :

Ex. : Cte Hector Tredicini de St-Severin. La Chasse au chamois, ouvrage illustré par Mather.

« Codex Fabrianus definitionum forensium et rerum in sacro sabaudiae senatu tractatarum ».

Si cette manière de faire appelle des objections n’hésitez pas à nous appeler ou à nous écrire.

R2 - Le nom d'auteur indissociable grammaticalement du titre (comme dans votre exemple latin) doit rester à la place qu'il a dans la page de titre.
L'auteur en tête du titre correspond à la première version de la norme AFNOR de catalogage des monographies - version d'avant l'informatisation des bibliothèques françaises - et certaines notices de la BnF sont donc faites de cette façon. Depuis, quelle que soit la place où est mis l'auteur dans la page de titre le catalogage le note dans sa sous-zone (ou sous-champ) qui est toujours après le titre propre dans l'affichage ISBD.. retour au tableau des questions

A.-M. Beaugendre-Sartre, Salévienne

Q3- Pour faire suite à notre conversation téléphonique concernant votre document « MANUEL DU CATALOGUEUR », j’ai retrouvé mon point de désaccord.

Dans la logique de notre travail en commun, ne serait-il pas plus simple de laisser dans la partie NOTICE la case COTE telle qu’elle est automatiquement générée et de ne mettre sa propre COTE locale que dans l’EXEMPLAIRE.

Il ne me semble pas logique qu’une particularité de la chablaisienne (par exemple) vienne s’imposer sur la partie notice qui paraît refléter l’ouvrage tel que sorti des presses.

Même remarque concernant les notes : apparaissent parfois des notes ayant trait à des particularités (ajout d’une lettre manuscrite ou dédicace…) qui me paraissent relever de l’EXEMPLAIRE et non de la NOTICE.

Mais ma vision est peut-être farfelue ; elle est loin, en tout cas d’être professionnelle. Qu’en penses-tu ?

R3 - Je réponds au sujet de la répartition des "données locales" = cotes, particularités d'exemplaires.
M. Joubert a raison : il ne faut saisir nos cotes que dans notre exemplaire. Certes ça donne une cote générée qui ne concerne aucune société, qui ne signifie rien de concret dans la liste d'affichage des résultats de recherche ; mais ça doit pouvoir se paramétrer en blanc, mais c'est un point un peu secondaire.
Quand aux documents ajoutés à un exemplaires de livre, aux annotations mss, aux reliures etc = particularités d'exemplaires je suggère de les mettre dans la note adéquate en faisant précéder d'une formule explicite telle que :" L'exemplaire de La Salévienne comporte 1 f. d'errata manuscrite de la main de l'auteur". retour au tableau des questions

A.-M. Beaugendre-Sartre, Salévienne

Nous avons, à Thonon, des nouveautés bibliographiques et logicielles à soumettre à votre sagacité :

Q4-A/ en ouvrant des notices déjà cataloguées par nous (ex : Sion, capitale aristocratique OLD00001000 ), nous constatons que, dans la partie « EXEMPLAIRE », case « FONDS » apparaît : « 7.Fonds Ville Chx » alors que nous ne remplissons pas cette case.

Ceci est d’autant plus étrange que ces notices ne comptent parfois qu’un seul exemplaire : le nôtre. De nouveaux apprentis sorciers n’auraient-ils pas joué du paramétrage de la bestiole ?

Q4-B/ après import de notices de la BNF, il est ajouté DEUX formulaires d’exemplaires au lieu d’un seul. Ceci est peu gênant mais oblige toutefois à un manip supplémentaire de suppression.

Q4-C/ après avoir catalogué tout un panier de notices de la BNF, avoir rempli le formulaire d’exemplaire pour chacune et vérifié par « FONDS/Éditions/Documents » que tout était en ordre, je me retrouve, après un nouvel accès à Atalante, avec la totalité de mon panier de notices qui doublonne avec celles déjà exemplarisées. J’ai donc dû supprimer une à une ces doublonnantes notices (après suppression des exemplaires vides). C’est moyennement amusant.

J’espère que ces dysfonctionnements sont dus à notre situation géographique excentrée et que nous sommes les seuls à en pâtir.

Q4-D - De mon côté j'ai vu des évolutions qui ne nous ont pas été soulignées.

En effet lorsque l'on crée un ouvrage, systématiquement maintenant il faut faire "ajouter un exemplaire », alors que auparavant, l''exemplaire (avec N° interne) se mettait automatiquement. Si une autre société avait déjà créé la notice, l'exemplaire de notre société se rajoutait automatiquement. Maintenant ce n'est plus le cas. Souvent (presque une fois sur deux) lorsque je fais "ajouter un exemplaire", le logiciel m'en ajoute deux (et je ne pense pas double cliquer) par conséquent comme Michel je dois en supprimer un ex.

Qu'en pensez-vous? avez-vous le même pb? ou est ce que mon profil de saisie aurait-il changé?

R4-A- Il ne faut pas renseigner le champs FONDS ni le paramétrer, car les paramètres s'appliquent à l'ensemble du CASSS. Pour vos fonds particuliers utilisez le champs « rayon ». retour au tableau des questions

R 4-B-C-D-Je n'avais pas repéré cela, qui me semble être un bug. Le profil de saisie ne peut changer tout seul. Il faudrait en vérifier les paramètres, effectivement. Laurent Perrillat retour au tableau des questions

Q5 – Bonjour Laurent,

J'ai une question qui n'est pas tout à fait neutre dans le cadre de la rédaction du manuel du catalogueur.

Lorsqu'une notice est *détruite*, est-ce que le numéro interne est réutilisé ultérieurement ?

Nous parlons bien d'une notice d'exemplaire : lorsqu'elle est supprimée, le numéro interne n'est pas réutilisé ultérieurement.
Vous pouvez vous en assurer en faisant un test : supprimer un exemplaire en ayant soin de noter son n° interne. Allez ensuite dans FONDS, Générique, chercher, tapez le n° interne en question. Le système vous indique qu'il n'y a pas de résultat.

Il en est de même pour une notice bibliographique : si elle est supprimée, sa clef n'est pas réutilisée.

Il s'agit bien d'identifiants uniques des notices qui sont valables uniquement pour une et une seule notice.

Cordialement retour au tableau des questions

L Perrillat

Q6 - Bonjour,
Nous travaillons encore dans l'urgence (faire entrer le plus vite possible, selon ses désirs, toute la bibliothèque de Paul Guichonnet dans le local exigu qui est mis à notre disposition).
Pour cela, notre objectif immédiat est de donner les indications essentielles qui permettent de ranger les livres avec leur numéro d'inventaire en pensant que l'affectation en rayons nous permettra de revenir sur les notices y compris la consultation BNF. Cette phase d'urgence devrait prendre fin prochainement avec un dernier transport de livres. Nous serons alors au 2500 ème volume enregistré et nous pourrons traiter plus calmement le stock en attente.
Donc, jusqu'à ce terme, nous alignons notre enregistrement sur les autres bibliothèques quand le livre est identique en ne faisant qu'une exemplarisation.
Nous laissons en parallèle les titres sur lesquels des différences apparaissent (réédition, différence dans le descriptif....).
Nous risquons donc fort d'être (consciemment) concernés par votre intervention qui anticipe le contrôle que nous nous envisageons à partir du 2500ème volume.
Questions:
1) Notre démarche est-elle compréhensible? L'information sur ce cap des 2500 est peut-être utile à tous.

2)Modalité d'accès au fichier des doublons? Il y aura peut-être un terme pour le bilan?

3) Aurons-nous une possibilité de consultation et d'affichage par numéros suivis des exemplaires enregistrés pour assurer notre contrôle ?

R6,1-Effectivement. Votre démarche a tout à fait ses arguments et encore une fois, chaque bibliothèque est libre de s'organiser comme elle l'entend. Il faut toutefois avoir un souci : respecter les règles de catalogage et tout en faisant vite, il faut faire bien.

R6,3-Oui, sauf erreur de ma part, cela est possible dans « Fonds / Editions / Documents », où plusieurs critères peuvent être choisis.

L. Perrillat retour au tableau des questions

Q7 – Titres ancienne graphie

Bonjour,
Merci à tous pour vos réponses.

Quelques points de détails encore :

" IURIS... " devient chez nous " Juris... "

" IESUS... " devient chez nous " Jesus ..."

" IOUI... " devient chez nous " Jovi ..."

" & " = " et " ou " & " ?

R7- Très bons réflexes, qu'il faut suivre ! Il faut bien écrire juris,
Jesus, Jovi et non pas iuris, Iesus, Ioui qui sont des graphies
qu'utilisent les Anglo-saxons et qui, à mon avis, ne facilitent pas la
lecture.
Quant à & et et, je préconiserai plutôt de développer : toujours
inscrire "et" . retour au tableau des questions

L Perrillat

Q8 – M Joubert a écrit :
Bonjour à tous de Thonon,

Un appel pour un conseil : Quelles étiquettes utilisez-vous sur vos dos de livres ? Nous en voudrions qui collent bien mais sans abîmer les reliures. Nos essais n’ont pas été concluants. Y a-t-il une « qualité bibliothèque » pour des livres anciens ?

R8 - Je recommande, pour les livres anciens, de ne rien coller sur les dos des livres, cela abîme immanquablement les reliures. Je préconise l'insertion d'une petite fiche dans le volume, quitte à laisser dépasser une partie de la dite fiche du volume pour laisser voir la cote.

L. Perrillat retour au tableau des questions

Q9 – Comment vérifier qu'un ouvrage n'a pas déjà fait l'objet d'une saisie dans le CASSS ?

R9 -Il faut conseiller à vos troupes de faire une recherche par mots clefs et non une recherche par titre exact. Actuellement une recherche "Simple" avec 2 mots typiques suffit amplement, car la base est "petite" (5000 notices). Je conseille de taper simplement le patronyme du premier auteur et le mot le plus typique du titre, ou bien 2 mots typiques du titre (pas 'histoire" ni "savoie", évidemment...). Dans une recherche par mots clefs la différence d'un espace ou d'une virgule dans le titre ne joue pas.
NB : je parle de recherche par CONSULTATION, préalable à toute création de grille de saisie. Je ne crois pas qu'il soit pertinent d'utiliser la vérif. au niveau de la saisie du titre propre dans la grille de catalogage: c'est déjà trop tard à mon avis...

Q10 - Salévienne Une que question pour le CASSS : Quand on a un N° de dépôt légal mais pas d'ISBN. que doit-on faire? où doit-on enregistrer le dépôt le N° du dépôt légal ?

R10 - Le n° de dépôt légal n'est pas un élément à prendre en compte pour le catalogage. Seule la DATE du DL est utile : elle remplace la date d'édition si celle-ci manque. En aucun cas le n° de DL ne peut remplacer l'ISBN (N°international normalisé de livre = International standard book number). retour au tableau des questions

A.-M. Beaugendre-Sartre, Salévienne

Q11- Doit on faire deux notices différentes pour des ouvrages qui portent le même titre mais pas la même année d'édition ? Inconnu

R11 - Je confirme : deux ouvrages peuvent porter le même titre mais leur date d'édition peut être différente : il faut en ce cas faire deux notices différentes. retour au tableau des questions

L. Perrillat

Q12- Fonds et rayons ?

R12 -Nous nous sommes penchés, Anne-Marie Beaugendre et moi-même, sur la question des fonds et rayons, qui a suscité quelques interrogations.

Voici ce qui peut être préconisé : si vos sociétés ont des fonds bien identifiés dans leur bibliothèque, celui-ci doit apparaître dans « Rayon ». Ce champ présente l'avantage d'être facilement paramétrable et on peut y faire figurer autant de fonds qu'on le souhaite.
Pour cela, allez dans « Fonds / Param. / Rayons » : vous pouvez y ajouter le fonds de votre choix, avec l'intitulé de votre choix. Une fois enregistré, il apparaît dans le menu déroulant du menu « Rayon » dans les masques de saisie. Il en de même pour l'affectation géographique, s'il se trouve que votre fonds (= un ensemble de documents clairement identifiés par un dénominateur commun (donateur, provenance, thématique ou autre) à l'intérieur des collections de votre bibliothèque) est localisé très précisément dans les locaux de votre bibliothèque.

Je propose de laisser ce qu'Atalante appelle « Fonds » tel quel, mais de surtout ne plus l'utiliser. Ce champ n'est pas modifiable indéfiniment et n'est guère souple.
A terme, il nous faudra, je pense, supprimer les items de ce fonds (notamment Ancien, SFS, Chastel, Sauthier, Ducrest et Paroisse Beaumont-Présilly)
Mais nous ne pouvons procéder à cette suppression qu'à la condition que les bibliothèques concernées aient fait migrer la donnée de fonds dans le champ « Rayon ». Je les invite à le faire et à m'informer lorsque cela sera fait. Je procéderai alors à la suppression (ou au moins la modification) de l'item dans le menu « Fonds ». retour au tableau des questions

L. Perrillat

Q13-A-Pour les lieux d'édition, quand on a " Lugdunum " ou
" Torino ", traduit-on ou garde-t-on la graphie d'origine ?

Suggestion : écrire Lugdunum [Lyon], Torino [Turin]
D'autres préconisent également d'inscrire le nom de la ville en français

Q13-B-Pour les dates d'édition en chiffres romains, traduit-on ou reste-t-on
abscons ?

Même suggestion ! MCMII [2002], MDCLIX [1659]
ou alors passer directement en chiffres arabes.

Michel Joubert

R13,A-B-Pour les villes comme pour les dates reproduire la graphie originale et faire suivre entre crochets de la graphie française moderne de la ville et de la date en chiffres arabes est la meilleure de toutes les solutions à mon avis. En plus pour les villes cela est conforme à la norme de catalogage AFNOR. retour au tableau des questions

A.-M. Beaugendre-Sartre, Salévienne

Q14- Bonjour à tous de Thonon.

Je cherche à voir, dans mon listing général, si La Chablaisienne a
créé des doublons et je m'aperçois d'une difficulté nouvelle :

Exemple :

OLD00001573 : *Etat en abrégé de la Justice Ecclésiastique et Séculière en Pays de
Savoie*

De Ville Charles Emanuel

7003746 : Val d'Isère

Notre recherche avec " estat... " n'a pas trouvé " etat... dans le CASSS
d'où création de nouvelle notice.

Sommes-nous censés moderniser l'orthographe de nos titres ou
devons-nous garder l'original ?

R14- Il faut respecter la graphie de la page de titre. Mais pour éviter de
ne pas trouver un ouvrage, parce recherché avec la graphie normale
(moderne), et donc de créer des doublons, il faut, _en affichant la
grille de saisie en Unimarc_ créer un champ 519 (Variante graphique
du titre pour le livre ancien) dans laquelle on saisit le titre en
orthographe moderne. retour au tableau des questions
A.-M. Beaugendre-Sartre, Salévienne

N°	Posée par	Synthèse de la question posée
Q1	Les amis du Vieux Chamonix	Pour cataloguer un volumes d'un ouvrage qui en comporte plusieurs, où et comment saisir la mention de numérotation de volume ?
Q2	Chablaisienne	Lorsque nous utilisons les notices de la BNF, nous avons souvent en tête du « titre propre » le nom de l’auteur. Que faire ?
Q3	Chablaisienne	Où faut-il saisir la cote : dans la « notice » ou dans l' »exemplaire » ?
Q4-A	Chablaisienne	Paramétrage ou saisie du champs « FONDS »
Q4-B-C-D	Chablaisienne Salévienne	Création intempestive d' »exemplaires » doublons
Q5	Salévienne	Destruction de notice et numéro interne
Q6-1	Faucigny	Organisation du catalogage dans une société
Q6-2	Faucigny	Accès au fichier des doublons
Q6-3	Faucigny	Consultation et affichage des « exemplaires » saisis
Q7	Chablaisienne	Transcription des graphies latines et du symbole « & »
Q8	Chablaisienne	Quelles étiquettes utiliser sur des livres anciens ?
Q9		Comment éviter les doublons ?
Q10		Doit-on utiliser le numéro de dépôt légal ?
Q11		Doit-on créer une nouvelle notice pour un ouvrage dont seule la date d'édition est différente de celles des notices déjà existantes pour le même titre ?
Q12		Que saisir dans les fenêtres « Fonds » et « Rayon » ?
Q13-A	Chablaisienne	Transcription ou traduction des lieux d'édition étrangers
Q13-B	Chablaisienne	Transcription ou conversion des dates d'édition en chiffres romains
Q14	Chablaisienne	Modernisation des titres en vieux français